19 de julio de 2011

¿Cómo llegan los libros a la Biblioteca Nacional

Cada día llegan a la Biblioteca Nacional de España (BNE) miles de libros, revistas, periódicos, folletos, trípticos, carteles, partituras, mapas, láminas y documentos audiovisuales y sonoros. En torno al 95 por ciento de esas entradas se hace a través del depósito legal, que es la obligación que en España tiene todo impresor (con la nueva Ley, que aún está en trámite parlamentario, será el editor) de entregar varios ejemplares para que la BNE, así como las bibliotecas regionales y provinciales, puedan reunir el patrimonio documental español.
Un 3,5 por ciento se adquiere a través de compra y el resto –el 1,5 por ciento- mediante donativo y canje, aproximadamente. Alrededor de 900.000 documentos ingresan anualmente en la BNE, lo que supone unas 20 toneladas mensuales. La colección completa suma un total aproximado de 28 millones de documentos.

¿Dónde se inicia este viaje y cómo y dónde acaba?

Los libros y resto de documentos que ingresan por depósito legal salen de los talleres de las imprentas y las fábricas de material sonoro y audiovisual hacia las oficinas del depósito legal de sus respectivas provincias y, desde esa oficina, se envían a la BNE.
Actualmente los fabricantes tienen obligación de entregar cinco ejemplares (dos para bibliotecas regionales o provinciales y tres para la BNE), con la inminente entrada en vigor de la nueva ley, serán cuatro (sólo dos ejemplares para la BNE).
Las empresas de transporte depositan diariamente decenas de cajas en la BNE con todo lo que se publica en el país.
Con la apertura de las cajas se abre el proceso:
-Clasificación por distintas tipologías: libro, revista, periódico, folleto, poster, mapa, CD, DVD, partitura, plano…Los folletos, por ejemplo, se ordenan por temas (Semana Santa, actos culturales, Administración Pública, fiestas de Moros y Cristianos, etc.)
-Sellado. Cada documento va a su carro, y estos carros llegan a las mesas donde se realiza el primer paso: el sellado.
Se estampan tres sellos y, a partir de ese momento, “este libro pertenece para siempre a la BNE”, asegura Yolanda Ruiz Esteban, responsable del Departamento de Adquisiciones.
-Hilo antihurto. El siguiente paso es la aplicación del hilo antihurto de seguridad.
-Precatalogación. Se procede a dar de alta el documento en el catálogo. El código de barras es el elemento indispensable para que pueda circular y el libro pueda ser consultado.
Este proceso, desde que entra el documento en la BNE hasta que forma parte del catálogo, hace ya tiempo duraba hasta dos años. Hoy, es prácticamente inmediato.
“Hay una figura que es el préstamo indefinido, por la cual, en ocasiones, uno de los ejemplares que va a Alcalá, se dona a alguna institución que lo solicite, siempre y cuando sirva para la difusión de la cultura española y para la cooperación bibliotecaria”, aclara Yolanda Ruiz.
Las signaturas son de consulta (directo al público, las publicaciones pueden ser consultadas por los usuarios) y de DL o signatura de conservación (en principio, no pueden ser consultadas bajo ningún pretexto).
Todos los trabajos están escrupulosamente normalizados y se tienen en cuenta unos elementos descriptivos como autor, título, tamaño, número de páginas, ilustraciones, mapas, láminas..., al igual que otros elementos identificativos, como el ISBN (número internacional normalizado para libros). Luego, se le dan las correspondientes autoridades (son todos los datos que pueden identificar de una misma forma a un autor, entidad, congreso o título). Se aplican principalmente a libros “que corresponden a nuestra cultura”, según matiza Mar Hernández, directora del Departamento de Proceso Técnico.
Los siguientes pasos son darle una clasificación y completarlo con las materias. Esa clasificación se basa en la CDU (la clasificación decimal universal, un equivalente de las materias, pero en números). A continuación, como hemos dicho, se crean las autoridades de materia (la información que permite conocer el contenido de un documento).

Control de fondos y signaturas

El libro ya ha llegado casi al final de su viaje con la entrada en el control de fondos y signaturas. El documento se talla y se le asigna una signatura (indica la localización del libro), que se escribe en el tejuelo (pegatina que se pone en el lomo del libro).
El tallado contribuye a racionalizar el espacio. “El tallado de los libros tiene sentido porque poniendo los libros de igual tamaño juntos se ahorra mucho espacio en los depósitos; no se ha de olvidar que uno de los principales problemas de las bibliotecas nacionales es el espacio”, afirma Ruiz Esteban.
Al ritmo actual de entrada de documentos, Mar Hernández advierte: “Se calcula que para el 2017, o es posible que un año antes, nos quedaremos sin espacio en los depósitos de Alcalá y habrá que construir nuevas torres de depósitos, que nos permitan seguir almacenando material”.
Realmente el final del viaje del libro no es la estantería de la BNE, sino la mesa del salón de lectura en las manos del lector. Difundir el patrimonio español es la función primordial de la BNE.

La compra

¿Qué es lo que se publica en el mundo de alto interés para que la BNE se gaste sus limitados recursos en comprar? ¿Cómo se hace el seguimiento de esos títulos que se deben adquirir?
El Servicio de Compra requiere una alta especialización por parte de los profesionales que allí trabajan puesto que uno de sus principales cometidos es seguir el rastro mundial de lo que se publica en el mundo entero sobre los temas de interés para la Biblioteca Nacional de España. Son necesarios unos buenos contactos con libreros, editores y distribuidores, la búsqueda continuada en catálogos bibliográficos, así como estar al tanto de las últimas novedades de las grandes bibliotecas de investigación extranjeras. Una vez que se localiza un ejemplar que interesa, el Servicio de Compra se pone en contacto con el proveedor especializado en esa zona; éste manda un presupuesto y, si se aprueba por la Comisión de Adquisiciones Bibliográficas (CAB), se procede a la compra.
“En el caso de las publicaciones periódicas y de las bases de datos, la ley nos obliga a solicitar tres presupuestos salvo que ese título te lo sirva el propio editor o un distribuidor con exclusividad. El presupuesto elegido –normalmente el más económico- es el que se presenta a la CAB”, declara Lourdes San Juan, jefe de Sección de Adquisiciones de Recursos Electrónicos.
Cualquier adquisición debe ser aprobada por la CAB, comisión presidida por la directora de la BNE.
Nunca un libro puede costar más que el presupuesto aprobado por la Comisión porque todas las compras son revisadas anualmente por la Intervención Delegada de Hacienda y es requisito indispensable no sobrepasar el precio establecido en la CAB.

Canje y donativo

El donativo constituye una vía para incrementar la colección de la BNE sin coste alguno. En el 2010 se incorporaron 5.698 documentos, valorados en 270.750 euros.
El Servicio de Donativo invita a ciertas personas o instituciones a realizar donativos de interés para la colección patrimonial, o a realizar legados de ciertos fondos que, previa investigación, interesan a la BNE.
¿Se puede donar cualquier documento? La BNE tiene una política de aceptación de donativos que prioriza los fondos que no están en la Biblioteca y trata evitar la entrada de documentos duplicados o redundantes con vistas a esa racionalización del espacio de la que se hablaba al principio.
Gracias a la cooperación con algunos organismos tanto nacionales como internacionales, otra vía de ingreso es el canje, a través del cual las instituciones intercambian sus excedentes y sus propias publicaciones. La BNE en el 2010 ingresó 1.872 publicaciones a través de este procedimiento.
El canje se efectúa en una gran proporción con otras bibliotecas, sobre todo sudamericanas. Normalmente, se envían más títulos de los que se adquieren, pero la BNE, de esta manera contribuye a fomentar la cultura y la lengua españolas en el exterior.
Reunir todas las publicaciones, catalogar y conservar, y difundir son constituyen el primer objetivo de la Biblioteca Nacional de España.

Arturo Girón
Jefe de Área de Comunicación

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